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灵活使用公证业务软件

2017-03-30 内蒙古自治区包头市宏鉴公证处官网 27111

自从我处启用了诺特瑞公证业务软件,极大地提高了我处的办证效率、减少了错误率的发生,在方便办证人员的同时也大大地方便了当事人。不过经过多年的使用,我们发现在有些情况下软件和系统还具有一定的不灵活性,这时就需要办证人员仔细核对,灵活使用。

在受理时,用扫描身份证的方式增加当事人的时候,会弹出当事人信息对话框,显示当事人的身份证号等信息,如果当事人在我处曾办理过公证,系统中便会弹出一个对话框,提示“数据库中已经有身份证号为*****条记录”,此时需点击对话框的“确定”键,当事人的身份证号、联系方式等详细信息才能彻底输入到当事人信息对话框里,然后点击对话框“保存增加当事人信息”,才能继续下一步操作。这日,一对老夫妇在我处申办委托书公证,委托别人办理房屋产权过户手续。公证员通过上述方式受理后,发现当事人在我处办理过公证,然后按部就班地点击了对话框中的“确定”键,保存了当事人信息。

公证员很快为当事人办理了公证,出具了公证书,但是没想到在委托书和公证书中,当事人信息从来不会出现问题的地方,细心的公证员在检查时发现了问题,女方李某的住址和身份证上的信息竟然不一致!公证员非常纳闷,都是系统扫描身份证后留下的信息,这次为什么会不符?身份证上面的住址是北京市丰台区,而系统中留下的住址是包头市青山区。这时,李某才告诉公证员,因为他们将户口落到了北京,办理的新的身份证上的住址也随之变更了,她老伴儿使用的是旧的身份证,所以信息没有出入,而她使用的是新的身份证。公证员此时才恍然大悟,之前他们两个人来我处办理公证的时候使用的都是旧身份证,系统里留下的都是旧的信息。而现在李某虽然使用了新的身份证,由于身份证号没有变更,公证系统识别了她的新身份证后,就随之匹配了旧的身份证信息。本来是顺利成章的事情,公证员万万没有想到会出现如此疏漏。

尽管错误发现的还算及时,尽管很快更正了错误,但是公证员怎么想都觉得侥幸。如果当时公证员像往常一样信赖系统,没有去检查身份信息,会给在外地定居的当事人带来多大的麻烦。所以,公证员建议同仁们,在今后办证时遇到类似的情况,还需仔细审核身份信息,避免更大的麻烦。

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